Privacy  wet  -  agv  -  balletstudio  westside

Binnen Balletstudio Westside Maassluis is de directeur en eigenaar verantwoordelijk voor de bescherming van alle persoonsgegevens van de leden. De persoonsgegevens zijn in één bestand opgenomen, nl een Excel sheet opgeslagen in GoogleDrive met daarin de volgende gegevens:

• achternaam
• voornaam   
• adres
• postcode     
• plaats        
• telefoon nummer mobiel
• telefoonnummer (vast)   
• e-mail        
• 2e e-mail    
• geboorte datum    
• bank en/of gironummer
  

Tevens bewaren wij de gegevens van leerlingen die hun lidmaatschap hebben beëindigd in hetzelfde Excel sheet voor maximaal twee jaar.

Naast registratie van deze basisgegevens worden er geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, medische informatie (medicijngebruik, allergieën), seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken (vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat) bij ons, bewaard.

We communiceren helder met onze leden over welke persoonsgegevens worden bewaard en vragen toestemming om de persoonsgegevens vast te leggen.

Aan de leden vragen wij toestemming om ze te fotograferen en dat deze foto’s mogelijk worden gebruikt voor communicatiedoeleinden (zoals publicatie op de website, sociale media, voor gebruik op folders of posters). Dit heeft als gevolg dat leden die te kennen geven geen toestemming hiervoor te verlenen, bijvoorbeeld met een leerlingenvoorstelling meedoen niet herkenbaar op de website geplaatst zullen worden met als nadeel dat je geen foto’s van jezelf kunt downloaden of anderszins op te slaan. Ook geven wij altijd te kennen dat fotograferen tijdens voorstellingen en (open) lessen niet is toegestaan. Tevens kunnen leden per mail een verzoek indienen ter verwijdering van foto’s die op de website gepubliceerd staan.
 

• Na een schriftelijk aanvraag kunnen leden hun eigen persoonsgegevens inzien (inzagerecht), stuur simpelweg het verzoek aan balletstudiowestside@gmail.com o.v.v. verzoek tot inzage persoonsgegevens.
• Na een schriftelijk aanvraag kunnen leden hun persoonsgegevens wijzigen (correctierecht: rectificatie en aanvulling), stuur simpelweg het verzoek aan balletstudiowestside@gmail.com o.v.v. verzoek tot rectificatie en aanvulling persoonsgegevens.
• Na een schriftelijk aanvraag kunnen leden hun persoonsgegevens laten verwijderen (recht op vergetelheid). stuur simpelweg het verzoek aan balletstudiowestside@gmail.com o.v.v. verzoek tot verwijderen persoonsgegevens.
• Na een schriftelijk aanvraag kunnen leden op hun persoonsgegevens een beperking op de verwerking en gebruik laten bewerkstelligen (recht op beperking van verwerking), stuur simpelweg het verzoek aan balletstudiowestside@gmail.com o.v.v. verzoek tot beperkingop de bewerking en gebruik persoonsgegevens.​

Leden die hun eigen persoonsgegevens willen meenemen naar een andere organisatie (recht op dataportabiliteit) kunnen simpelweg het verzoek aan balletstudiowestside@gmail.com Mailen o.v.v. aanvraag dataportabiliteit.

De gegevens van oud-leden worden uiterlijk twee jaar na het lidmaatschap uit de actieve ledenadministratie verwijderd (tenzij een oud-lid al eerder heeft aangegeven zijn persoonsgegevens verwijderd dienen te worden uit de actieve ledenadministratie).

De balletstudio heeft de plaatsen waar bestanden met persoonsgegeven worden bewaard ontoegankelijk voor derden gemaakt: er bestaan geen fysieke mappen en het ledenbestand staat veilig in de cloud opgeslagen beschermd met een wachtwoord/inlogcode. Er worden geen kopieën of back-ups gemaakt van bestanden met persoonsgegevens.

​De balletstudio heeft maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegden persoonsgegevens kunnen inzien. Binnen de organisatie heeft alleen de directeur/eigenaar en de functionaris die is aangesteld voor de gegevensbescherming toegangsrechten om de
persoonsgegevens in te zien en te wijzigen.

Er zijn geen externe partijen die onze persoonsgegevens verwerken of kunnen inzien. In de verwerkersovereenkomsten met externe partijen is opgenomen hoe lang de persoonsgegevens bewaard blijven en wanneer deze na gebruik vernietigd worden.
Indien er in het onwaarschijnlijke geval dat er onbevoegden de data hebben kunneninzien (datalek), zal dit direct aan alle leden gemeld worden middels een email bericht.  

De website van balletstudio WestSide is openbaar en bevat geen persoonsgegevens van de leden. Alle data omtrent de persoonsgegevens van de balletstudio worden afgeschermd door middel van inlogcodes (gebruikersnaam en wachtwoord) en zijn zo afdoende beveiligd.

Op de website wordt de volledige privacyverklaring zichtbaar en openbaar geplaatst zodat alle leden kunnen zien dat er persoonsgegevens verzameld worden (indien van toepassing) en wat er met de data gedaan wordt.

Alle medewerkers zijn geïnformeerd omtrent de nieuwe procedures binnen de organisatie voor het omgaan met persoonsgegevens.